ทุกวันนี้ Email เป็นตัวช่วยสำคัญในการติดต่อสื่อสารรูปแบบหนึ่ง ไม่ว่าจะเพื่อเรื่องงาน นัดประชุม นัดสัมภาษณ์ ก็ต้องใช้อีเมล์ติดต่อ ยิ่งถ้าต้องพิมพ์ภาษาอังกฤษ หลายๆคนอาจจะคิดว่ายากเหลือเกิน วันนี้ทาง SI-English ได้รวบรวม 10 ทริคน่ารู้ มาให้น้องๆกันค่ะ แล้วต่อไปการตอบอีเมล์กับชาวต่างชาติจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป (แนะนำหนังสือฝึกคำศัพท์ 5 เล่ม ที่จะช่วยให้คุณเป็นเจ้าแห่งคำศัพท์ภาษาอังกฤษ)
1. เรื่องของคำนำหน้า
คำนำหน้าชื่อของอีกฝ่ายแนะนำให้ใช้คำว่า Dear เช่น Dear Peter หรือ Hi Peter (คุณ ปีเตอร์)เพื่อความสุภาพ เหมือนกับคำว่าคุณในภาษาไทย แต่หากพิมพ์ว่า Khun หรือ K นำหน้าชื่อ ชาวต่างชาติที่ไม่ได้ทำธุรกิจ ติดต่อกับคนไทยเป็นประจำ คงจะประหลาดใจ ไม่คุ้นกัน
2. การถามไถ่สารทุกข์สุกดิบ
หลังจากทักทายกันแล้ว ตามธรรมเนียมชาวต่างชาติมักจะถามกันเป็นมารยาทว่า How are you? (สบายดีหรือเปล่า เป็นยังไงบ้าง) หรืออะไรในทำนองเดียวกัน ฉะนั้น เมื่อเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ หลังจากสวัสดีแล้ว ก็ถามไถ่เขาสักหน่อยตามมารยาทว่าสบายดีมั้ย นอกจาก How are you? น้องๆ อาจจะใช้คำว่า How have you been? Hope you’re well. ก็ได้เหมือนกันค่ะ
3. การแนะนำตัว
หากเป็นการติดต่อกันครั้งแรก หลังจากทักทายและถามไถ่สารทุกข์สุกดิบเรียบร้อยแล้วก็แนะนำตัวเองสักนิด เช่น I’m Somsri, marketing at Thailand Exports. แนะนำชื่อ ตำแหน่ง และบริษัท ไปเลยค่ะ
4. แจ้งจุดประสงค์ของการติดต่อ
หลังจากแนะนำตัวแล้ว ก็พิมพ์จุดประสงค์ต่อไปได้เลยว่าที่เขียนอีเมล์มานั้นเพื่ออะไร
- May I please follow up on… = ขออนุญาตตามเรื่อง...
- I would like to ask about… = ฉันเขียนมาถามเรื่อง...
- Referring to your email… = ตามที่คุณเขียนอีเมล์มา...
- I’m wondering if… = ฉันสงสัยว่า...
- May I ask about… = ขอถามหน่อยว่า...
- To answer your question… = เพื่อตอบคำถามคุณเรื่อง... (ในกรณีที่อีกฝ่ายเขียนมาหาเราก่อน)
5. การลงท้ายประโยค
การลงท้ายประโยค ด้วยคำว่า ka หรือkha หรือ krub หรือ krab หรือ krap หรือ crap เป็นต้น เหตุเกิดจากความสุภาพของคนไทยซึ่งชาวต่างชาติที่ไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมไทยอาจจะไม่เก็ทอีกเช่นกัน ลองคิดในทางกลับกันดูว่า ถ้าเราติดต่องานกับชาวต่างชาติแล้วเขาเขียนลงท้ายทุกประโยคด้วยคำหนึ่งพยางค์ที่ไม่มีความหมายในภาษาอังกฤษ เราอ่านเราก็คงไม่เข้าใจเหมือนกัน แม้แต่ชาวต่างชาติที่อยู่เมืองไทย เขาก็ไม่ได้ expect ว่าเราต้องพูด คะ ครับ ท้ายประโยคหรอกค่ะ เพราะฉะนั้นใน Business English ก็ไม่จำเป็นเช่นกัน ตัดออกไปได้เลยค่ะโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสะกดว่า “crap” นี่ถึงขั้นพังเลยนะคะ เพราะคำว่า crap ในภาษาอังกฤษมีความหมายในทางลบ
6. กรุณาดูไฟล์แนบ
เป็นอีกสิ่งที่สำคัญในการสื่อสารเกี่ยวกับธุรกิจ คือการบอกให้อีกฝ่ายดูในไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับอีเมล์ ประโยคที่ใช้บ่อยที่สุดคงจะเป็น Please find attached หรือ Please find the attached แต่เพื่อความหลากหลาย เราไม่จำเป็นจะต้องพูดแค่ประโยคนี้เสมอไปนะคะ ลองพิมพ์ประโยคอื่น เช่น
- Please see/ have a look at/ review the attached documents.
- As requested, the contract is attached.
- I’m sharing with you our…
7. การขอนัดประชุม
ในอีเมล์บางครั้งก็จะมีการพูดถึงการขอนัดวัน เวลา เพื่อประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบตัวเป็นๆ การนัดคุยทางโทรศัพท์ หรือการทำ conference call เราสามารถพูดได้หลายอย่างอยู่นะคะ เช่น
- Let’s meet to discuss… = เรานัดเจอกันดีกว่าเพื่อพูดคุยเรื่อง...
- Let’s schedule a meeting/ conference call to discuss… = เรามาคุยกันในที่ประชุมหรือคอนคอลล์กันดีกว่า
- Could you please let me know your availability? = บอกทีว่าว่างเมื่อไหร่ แบบค่อนข้างเป็นทางการ
8. คำถามประเภทมีอะไรให้ช่วยเหลืออีกไหม
ในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษ หากอีกฝ่ายถามคำถามมาแล้วเราได้ตอบหรืออธิบายไปแล้ว ก็สามารถลงท้ายต่อได้ว่าถ้าหากยังสงสัยอยู่หรือมีอะไรให้ช่วย ก็บอกมาได้ เช่น
- Please do not hesitate to contact me if you have further questions. =อย่ากังวลที่จะติดต่อมาถ้าหากว่าคุณมีคำถามเพิ่มเติม
- Let me know if you need anything else. = กรุณาบอกฉันได้เลยถ้าคุณต้องการอะไรเพิ่มเติมอีก
9. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ
มารยาทอีกสิ่งที่สำคัญ นั่นคือการขอบคุณนั่นเองค่ะ ไม่ว่าจะเป็นการขอบคุณล่วงหน้าเมื่อเราเขียนไปขอความช่วยเหลือ หรือขอบคุณเมื่ออีกฝ่ายตอบคำถามเราแล้ว สามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้
- Thanks for your help/ support. = ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ
- Thanks for your help/ support as always. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณเสมอ
10. คำกล่าวลา ลงท้าย
คำลงท้ายสำหรับอีเมล์ก็มีความสำคัญเช่นกัน เป็นโอกาสในการสร้างความประทับใจและแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ การลงท้ายอีเมล์ภาษาอังกฤษ มีหลายแบบให้แล้วแต่สถานการณ์ ลองนำไปใช้กันดูนะคะ
- Regards หรือ Best regards หรือ Best หรือ Kind regards
- Look forward to hearing from you soon หรือ Hope to hear from you soon ประมาณว่ารอการตอบกลับของคุณอยู่นะคะ
ลองนำทริคทั้ง 10 ข้อ นี้ไปใช้ในการตอบอีเมล์ชาวต่างชาติดูนะคะ รับรองว่าจะช่วยให้น้องๆ ดูเป็นมืออาชีพขึ้นมากเลยค่ะ
บทความอืื่นๆที่น่าสนใจ
15 คำศัพท์สนามบิน รับรองรู้ไว้ไม่หลง!
20 คำศัพท์ British Style ที่ชาวลอนดอนใช้กัน!
หากสนใจศึกษาต่อด้านภาษาที่ต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นที่ประเทศอังกฤษ สหรัฐอเมริกา ออสเตรเลีย นิวซีแลนด์ แคนาดา และไอร์แลนด์ คุณสามารถลงทะเบียนกับ SI-English เพื่อขอรับข้อมูล และคำแนะนำต่างๆฟรี! ได้ตั้งแต่วันนี้ค่ะ
