ในโลกของการทำงาน โดยเฉพาะองค์กรระหว่างประเทศหรือบริษัทข้ามชาติ หลายคนที่ทำงานอยู่ในองค์กรเหล่านี้คงหลีกเลี่ยงระบบการส่งอีเมล์ไม่ได้โดยเฉพาะ Email ภาษาอังกฤษ ที่บางครั้งเราอาจจะงงว่า ควรเขียนแบบไหนดี และควรใช้คำแบบไหนดีที่จะทำให้ประโยคดูดีแบบมืออาชีพ ดังนั้นเรามาดูเทคนิคง่ายๆในแต่ละส่วนที่จะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพในการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษของคุณ จะมีอะไรบ้างนั้นมาดูกันเลยค่ะ (ลองดู รวมประโยคขึ้นต้นอีเมลภาษาอังกฤษ ให้ดูดีแบบมือโปร)
#1 การเขียนทักทาย
มาเริ่มต้นกับขั้นตอนแรกกับการเขียนทักทายใน Email ถึงผู้ที่เราจะสื่อสารด้วย ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการเริ่มต้นการเขียนอีเมล์ โดยรูปแบบการเขียนจะมีได้หลายอย่าง เช่น Dear Jonathan ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับว่าเป็นทางการเพียงใด ซึ่งบางครั้งคุณอาจจะต้องใช้นามสกุลของผู้รับแทนที่จะใช้ชื่อต้นในกรณีที่คุณจะผู้รับไม่ได้มีความสนิทสนมกัน เช่น “Dear Mrs. Ross”
แต่ถ้าหากความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับค่อนข้างสนิทกัน คุณอาจจะใช้คำง่าย ๆ อย่าง “Hi Jonathan,” ก็ได้ แต่ถ้าคุณกำลังเขียนหรือติดต่อกับบริษัทโดยรวม ไม่ใช่เจาะจงเฉพาะคนใดคนหนึ่งคุณควรใช้ “To whom It may concern” ค่ะ นอกจากนี้ยังมีคำทักทายต่าง ๆ ที่ใช้ได้เช่นกันโดยเลือกเอาตามความเหมาะสมนั่นเอง เช่น
- My dear family
- Hello Jonathan
- Hi Jonathan
#2 การกล่าวเปิด กรณีตอบกลับอีเมล์
หลังจากเขียนทักทายถึงผู้รับแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็อาจจะเป็นการกล่าวเปิดประโยคสักเล็กน้อยก่อนเริ่มเขียนเนื้อหาหลัก ๆ ซึ่งหากเป็นในกรณีที่คุณกำลังตอบกลับอีเมล คุณก็ควรเริ่มต้นด้วยการกล่าวขอบคุณก่อน ซึ่งสามารถเขียนได้ดังนี้
- Thank you for contacting.
- Thanks for getting back to me.
- Thank you for your prompt reply.
- This is to say thanks for your last Email.
- Thanks for your Email.
#3 การกล่าวเปิด กรณีเริ่มต้นการติดต่อ
แต่อย่างไรก็ตามหากคุณเป็นคนเริ่มต้นการเขียนอีเมลหรือการติดต่อครั้งนี้ คุณก็ไม่อาจเริ่มด้วยการกล่าวขอบคุณได้ ซึ่งในกรณีนี้ให้เริ่มด้วยการแจ้งจุดประสงค์ของคุณไปเลยว่าคุณต้องการเขียนอีเมลนี้มาเพื่ออะไร เช่น
- I’m (just) writing to…
- I’m writing to enquire about …
- I am writing in reference to …
- I’m writing to inform you that …
- I want to fill you in on …
- I’m writing to tell you that …
- I am delight to tell you that …
- This is to make you aware that …
ซึ่งหลังจากเสร็จสิ้นการเขียนกล่าวเปิดแล้ว คุณก็สามารถลงมือเขียนเนื้อหาหลักของอีเมลได้เลยค่ะ ซึ่งอย่าลืมว่าคุณจะต้องระวังการใช้หลักไวยากรณ์ภาษาอังกฤษ การสะกดคำ และการใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้อง และหากเป็นไปได้ให้หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคที่ยาวและมีความซับซ้อน แต่ให้ใช้เป็นการเขียนประโยคสั้นๆ แต่ชัดเจนและได้ใจความแทนดีกว่าค่ะ
#4 ประโยคกล่าวปิด
หลังจากที่เราได้เขียนเนื้อหาหลักของอีเมลไปแล้ว ก็ถึงเวลาที่ใกล้จะจบ Email แล้วล่ะค่ะ ดังนั้นก็ต้องมีประโยคกล่าวปิดสักเล็กน้อยอย่างสุภาพ ซึ่งคุณสามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้ ดังนี้
- Thank you for your patience and cooperation.
- Hope to hear from you soon.
- Thank you for your consideration. แล้วต่อด้วย If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. และ I look forward / I’m looking forward to hearing from you.
- Have a nice / lovely / great / weekend / wonderful day / time.
#5 การเขียนจบ และลงท้ายอีเมล์
มาถึงส่วนสุดท้ายในการเขียนจบของ Email อย่างแท้จริง โดยหากเป็นอีเมล์ภาษาไทย ปกติคนไทยก็จะเขียนประมาณว่า "ด้วยรักและคิดถึง" หรือ "ด้วยรักและเคารพ" แล้วตามด้วยชื่อเราที่เขียน Email ฉบับนี้ ซึ่งในภาษาอังกฤษก็จะคล้ายๆกันเลยค่ะ โดยสามารถเลือกใช้ได้ ดังนี้
- Best regards,
- Your sincerely,
- Thank you,
- All the best,
- Take care,
- See you soon,
แต่อย่างไรก็ตามก็ควรหลีกเลี่ยงการใช้ประโยคจบที่เขียนว่า “Best wishes,” หรือ “Cheers,” เพราะทั้งสองประโยคนี้จะแสดงถึงความเป็นกันเองมากเกินไป ซึ่งจะเหมาะกับการใช้ในการเขียนอีเมลส่วนตัวถึงคนสนิทของคุณมากกว่านั่นเอง และสุดท้ายก่อนที่คุณจะกดคลิกส่งไป ก็อย่าลืมตรวจสอบหลักไวยากรณ์ต่าง ๆ การสะกดคำของคำศัพท์ และเครื่องหมายวรรคตอนอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณนั้นจะถูกส่งไปยังผู้รับได้อย่างถูกต้อง และสมบูรณ์แบบ! หลังจากส่งอีเมล์ไปแล้วอย่าลืมเตรียมตัวตอบกลับ ลองดูทริค 10 ทริค ใช้ตอบอีเมล์กับฝรั่ง หากน้องๆ คนไหนต้องการไปศึกษาต่อด้านภาษาในต่างประเทศไม่ว่าจะเป็น นิวซีแลนด์ ออสเตรเลีย สหราชอาณาจักร แคนาดา สหรัฐอเมริกา และไอร์แลนด์ สามารถกดลงทะเบียนกับ SI-English ผู้เชี่ยวชาญด้านการศึกษาต่อในต่างประเทศเพื่อขอรับคำแนะนำจากเราฟรีได้แล้วตั้งแต่วันนี้
